Dylai pob sefydliad fod yn ymwybodol o ddiogelwch data a rhwygo ffeiliau. Gall methu â diogelu eich data sensitif eich hun a data eich cwsmeriaid gael goblygiadau ariannol difrifol i fusnesau preifat, o bosibl hyd yn oed eu gorfodi i gau. Ond rhaid i fwrdeistrefi roi sylw i bob elfen o ddiogelwch data, o rwygo ffeiliau i seiberddiogelwch.
Nid yw caniatáu troseddau yn opsiwn i drefi neu fwrdeistrefi neu sefydliadau dinesig eraill. Mae eu cofnodion yn cynnwys cyfoeth o ddata preifat am drigolion preifat, gweithwyr dinesig a busnesau ardal y mae'n rhaid iddynt eu hamddiffyn. Dim ond rhai o'r pethau a allai fod mewn perygl yw rhifau Nawdd Cymdeithasol, data eiddo a threth, cofnodion pleidleisio, a gorfodi'r gyfraith / gwybodaeth diogelwch y cyhoedd. Mae profi toriad data yn erydu ymddiriedaeth y cyhoedd, ac ni all bwrdeistrefi fforddio effaith ariannol toriad data pan fo eu cyllidebau eisoes yn brin.
I wneud diogelwch data hyd yn oed yn fwy heriol, mae bwrdeistrefi yn dargedau poblogaidd ar gyfer seiberdroseddwyr a lladron data. (Yn 2019, astudiodd ymchwilwyr Barracuda gannoedd o ymosodiadau ransomware a chanfod bod dwy ran o dair ohonynt yn targedu sefydliadau'r llywodraeth.) Oherwydd bod lladron yn gwybod eu bod yn ffynhonnell gyfoethog o ddata gwerthfawr, mae'n rhaid i fwrdeistrefi ymateb i ymosodiadau Mae pob elfen o'i gilydd yn cael ei chynnal i'r safonau uchaf. Diogelwch data - gan gynnwys rhwygo ffeiliau.
Bwrdeistrefi, rhwygo dogfennau a chyfreithiau
Efallai y bydd gan gwmnïau preifat rywfaint o ryddid wrth ddelio â rhwygo dogfennau sensitif, ond rhaid i sefydliadau'r llywodraeth weithredu gan gadw cydymffurfiaeth mewn golwg. Mae rhai cyfreithiau gwladwriaethol, lleol a diwydiant-benodol yn rheoli sut mae data sensitif yn cael ei drin a'i ddinistrio. Mae'r gofynion cyfreithiol penodol ar gyfer diogelwch data ar gyfer sefydliadau trefol yn dibynnu ar eu lleoliad a'r union fath o ddata sydd ganddynt. (Er enghraifft, rhaid i unrhyw endid sydd â chofnodion sy'n cynnwys gwybodaeth iechyd warchodedig gydymffurfio â rheolau preifatrwydd HIPAA i amddiffyn PHI.)
Gan fod deddfau diogelwch data yn esblygu'n gyson, dylai arweinwyr dinasoedd ymgynghori â'u cwnsler cyfreithiol ar unrhyw faterion cydymffurfio penodol. Os bydd archwiliad neu doriad yn y pen draw, bydd angen polisi dinistrio data ysgrifenedig arnoch sy'n mynd i'r afael â dinistrio data ac sydd wedi'i adolygu, hynny yw, unrhyw sefydliad sy'n defnyddio dull synnwyr cyffredin o rwygo dogfennau a dinistrio data - megis defnyddio A gwasanaeth rhwygo ag enw da i ddinistrio unrhyw ffeiliau sensitif a rhwygo gyriannau caled, yn hytrach na thaflu'r deunyddiau hynny yn y sbwriel - efallai ei fod eisoes yn cydymffurfio ag unrhyw gyfreithiau diogelwch data perthnasol.
rhwygo Dogfen Arferion Gorau ar gyfer Bwrdeistrefi
Pan fydd arweinwyr dinasoedd yn ystyried strategaethau i ddiogelu eu data sensitif, mae dilyn yr arferion gorau rhwygo ffeiliau hyn yn lle gwych i ddechrau.
Manteisiwch ar wasanaethau rhwygo rheolaidd ac ar-alw. Dylai bwrdeistrefi drefnu casgliadau rheolaidd trwy wasanaeth rhwygo dogfennau. Nid yw busnes byth yn stopio, felly bydd ffeiliau sensitif (ynghyd â gyriannau caled hen ffasiwn a deunyddiau eraill y gellir eu torri) yn cronni o hyd. Mae amserlennu gwasanaethau arferol yn arbed amser i weinyddwyr sy'n rheoli cyflenwyr. Fodd bynnag, weithiau mae aros am y casgliad arferol nesaf yn golygu aberthu lle storio ar gyfer blychau a blychau o hen ddogfennau. Hefyd, po hiraf y cedwir dogfennau sensitif yn y swyddfa, y mwyaf yw'r siawns y bydd rhywun yn cael mynediad heb awdurdod iddynt. Defnyddio’r gwasanaeth ar-alw i reoli unrhyw anghenion brys rhwygo ffeiliau sy’n codi yn gyflym.
Cydlynu rhwygo ffeiliau ar draws safleoedd trefol. Sicrhau bod gweithdrefnau rhwygo dogfennau yn cael eu dilyn yn gyson ar draws y sefydliad dinesig. Dylai fod gan bob swyddfa a/neu adeilad ei pherson cyfrifol ei hun i oruchwylio rhwygo dogfennau a dinistrio data yn gywir.
Cofnodwch eich gweithgareddau malu. Mae'n bwysig bod bwrdeistrefi yn cadw cofnodion da o'r holl weithgareddau dinistrio data. Os ydych erioed wedi cynnal archwiliad diogelwch data, neu os yw preswylydd neu endid erioed wedi profi toriad data ac wedi ceisio profi mai cofnodion dinesig yw'r ffynhonnell, byddwch am allu dangos bod yr holl ddata dinesig yn cael ei reoli a'i ddinistrio'n ddiogel. . Yn gyntaf, gwnewch yn siŵr eich bod yn gallu dangos "cadwyn warchodaeth" trwy ddefnyddio gwasanaeth rhwygo dogfennau ardystiedig "AAA" NAID i gludo dogfennau, gyriannau a deunyddiau rhwygo eraill yn uniongyrchol o'ch eiddo i'w cyfleuster rhwygo. Yna, trefnwch i gynrychiolydd o'ch sefydliad weld y deunydd dinesig yn cael ei rwygo. Yn olaf, mynnwch dystysgrif dinistrio yn manylu ar yr hyn rydych wedi'i rwygo a'r gweithdrefnau a ddilynwyd gennych.
Rhwygo llawlyfrau hyfforddi, bathodynnau mynediad, a deunyddiau eraill i weithwyr yn unig. Mae unrhyw beth y gall pobl o'r tu allan ei ddefnyddio i gael mynediad i eiddo trefol neu gael mynediad at wybodaeth breifat am weithdrefnau brys neu adeiladau dinesig yn peri risg diogelwch. Rhwygwch yr eitemau hyn bob amser yn lle eu hailgylchu.
Ystyried y ddogfen rhwygo anghenion trigolion. Pan fyddwch yn y busnes o ddarparu gwasanaeth cyhoeddus, mae trefnu digwyddiad rhwygo ffeiliau yn ffordd hawdd o ddiwallu angen cyffredin. Dylai fod gan bob unigolyn yn y gymuned ffordd o ddiogelu eu data sensitif, nid oes gan bawb fynediad at beiriant rhwygo. Mae cynnal digwyddiad rhwygo yn caniatáu i drigolion yrru a gollwng eu deunyddiau mewn tryciau rhwygo diogel.
Mae Northeastern Data Destruction yn ymroddedig i ddiwallu anghenion rhwygo dogfennau amrywiol sefydliadau, gan gynnwys bwrdeistrefi. Mae ein safonau diogelwch llym, ardystiadau a hanes hir o lwyddiant yn golygu bod cwsmeriaid yn gwybod y gallant ymddiried ynom i drin eu hanghenion rhwygo dogfennau sensitif. Cysylltwch â mi heddiw!